Para despachos que son agente residente en Panamá
La prueba, con fecha, de cada vez que le pidió los registros contables a un cliente.
CONSTANCIA les pide los registros contables a sus sociedades por correo, le dice cada día cuáles faltan y deja asentada cada solicitud en una bitácora que nadie puede editar ni borrar.
La demostración se coordina por WhatsApp y se hace por videollamada, con la pantalla compartida. Le responde Arturo López, al +507 6765-8697.
«…estarán obligadas a proporcionar anualmente al agente residente, al 30 de abril, los registros contables o la copia…»
Ley 52 de 2016, art. 1, subrogado por la Ley 254 de 2021, art. 17. Se refiere a las personas jurídicas que no operan en Panamá o que solo tienen activos. Texto consolidado del MEF (cnbc.mef.gob.pa).Constancia de gestión documental
Registros contables · periodo fiscal
- Sociedad
- Folio · RUC
- Fecha límite de entrega
- 30 de abril (art. 1, Ley 52 de 2016, modificada por la Ley 254 de 2021)
- Declaración jurada ante la DGI
- 15 de julio · e-Tax 2.0
- Estado a la fecha
- Ubicación de los registros
- En la oficina del agente o con un custodio
| Fecha | Gestión | Medio | Detalle |
|---|---|---|---|
| Correo enviado | Correo | ||
| WhatsApp enviado | |||
| Respuesta del cliente | Correo | ||
| Documento recibido |
El problema
Dos fechas al año, y entre una y otra, perseguir a quien no entregó.
La Ley 254 de 2021 cambió la Ley 52 de 2016. Desde entonces, las sociedades que no operan en Panamá le entregan sus registros contables a su agente residente, y el agente declara ante la DGI dónde están los registros de cada una. Las que operan en Panamá, las listadas en bolsa y las de un Estado quedan fuera, según el mismo artículo.
Al 30 de abril
La sociedad → su agente residente
Entrega sus registros contables del periodo fiscal cerrado, o la copia. Si los guarda otra persona, el nombre y la dirección de quien los custodia.
Ley 52 de 2016, art. 1, subrogado por la Ley 254 de 2021, art. 17.Al 15 de julio
El agente residente → DGI
Presenta la declaración jurada por e-Tax 2.0, con su propio RUC. Es una obligación personal del agente: nadie la puede presentar por él.
Ley 52 de 2016, subrogada por la Ley 254 de 2021, art. 19: «El agente residente deberá entregar a la Dirección General de Ingresos una declaración jurada, anualmente, al 15 de julio».Entre esas dos fechas hay dos meses y medio. Si un cliente no entrega, el despacho tiene que haberle pedido los registros, y poder probarlo. Un Excel dice quién falta; no dice cuántas veces se le pidió, cuándo, ni por qué medio.
Qué hace
Un expediente por sociedad, con todo lo que se pidió y lo que llegó.
Lo que vende CONSTANCIA no es guardar archivos: es la prueba de diligencia. Esto es lo que hace hoy.
Carga su listado como lo tiene
Importa su Excel o CSV en un paso y reconoce las columnas aunque se llamen distinto («Razón Social», «R.U.C.», «E-mail»). También se agregan sociedades una por una.
Tablero con las dos fechas
Los días que faltan para el 30 de abril y para el 15 de julio, cuántas entregaron, cuántas faltan y la lista de quién falta, con las que no tienen un contacto útil primero.
Pide por correo, solo
Cada mañana revisa qué toca y envía hasta cuatro avisos por correo, cada uno más firme. Los textos y los días entre uno y otro los escribe el despacho.
WhatsApp de un toque
Un botón abre WhatsApp con el mensaje listo para el contacto de la sociedad. Ese envío también queda asentado.
Un enlace por sociedad, sin cuenta
El cliente abre su enlace y sube sus registros ahí, sin usuario ni contraseña. La entrega queda asentada sola en la bitácora.
Bitácora que no se puede alterar
Cada correo, WhatsApp, llamada, respuesta y documento recibido queda con fecha y hora. Se puede agregar y leer; editar o borrar, no.
Rebotes y respuestas
Si un correo rebota, la sociedad pasa a «sin contacto» y deja de recibir avisos a una dirección muerta. Una respuesta del cliente se anota como gestión, no como nota.
La constancia impresa
Una hoja por sociedad con membrete, las dos fechas con su base legal, dónde están los registros y cada gestión fechada. También en lote: todas las que no entregaron, en un solo PDF.
Listado para el 15 de julio
Descarga en CSV de sus sociedades y dónde están los registros de cada una, para preparar la declaración.
Beneficiario final (RUBF)
Plazos en días hábiles de Panamá: 15 para registrar (Ley 129 de 2020, art. 11) y 5 para actualizar desde que el cliente avisa un cambio (art. 12), con los feriados ya contados.
Resumen semanal
Los lunes, un correo al despacho con las cifras del periodo, los días que quedan y las cinco sociedades que llevan más tiempo sin movimiento.
Su equipo, cada uno con su cuenta
Se invita con un código. Cada persona crea su propia cuenta: nadie crea cuentas a nombre de otro.
Lo que CONSTANCIA no hace
- No presenta la declaración ante la DGI: va con el RUC del agente.
- No presenta nada ante la SSNF ni la UAF.
- No se conecta al Sistema Único del RUBF.
- No lleva contabilidad ni revisa el contenido de los registros.
- No envía WhatsApp automático: lo automático va por correo.
- No lee documentos con OCR.
- No presta asesoría legal: el despacho sigue siendo el responsable de sus obligaciones.
- No es una certificación de un tercero: es el expediente propio del despacho, con fechas que no puede alterar.
Cómo funciona
De su Excel a la constancia en el expediente.
- Carga sus sociedades
Sube el listado que ya lleva. Por cada sociedad quedan sus contactos, su folio y su RUC.
- Se abre el periodo
Cada sociedad recibe su enlace para entregar sin cuenta, y el tablero empieza a contar los días hasta el 30 de abril y el 15 de julio.
- CONSTANCIA pide, cada mañana
Envía el aviso que toca a quien no ha entregado. Cada correo que sale queda en la bitácora; uno que no salió no se cuenta como enviado.
- El cliente entrega
Sube sus registros por su enlace, o el despacho los adjunta en la ficha. La sociedad pasa a «Entregado» y deja de recibir avisos.
- Cierra la temporada
Descarga el listado para la declaración del 15 de julio e imprime las constancias de las sociedades que no entregaron, una por hoja, para el expediente.
Seguridad y privacidad
Cómo se protegen los datos de sus clientes.
Solo lo que es cierto hoy. Los cuatro primeros puntos están comprobados con pruebas automáticas contra la base de datos.
Cada despacho ve solo lo suyo
Lo impone la base de datos con reglas de acceso por fila, no la pantalla. Sin sesión no se ve ninguna sociedad, y un despacho no ve las de otro.
La bitácora no se edita ni se borra
La base solo permite agregar y leer asientos. No existe permiso para modificarlos o eliminarlos, ni siquiera desde la cuenta del despacho.
Documentos en almacenamiento privado
Los registros recibidos se guardan en una carpeta privada por despacho y se abren con un enlace firmado que vence a los 60 segundos. Sin firma, el archivo no se baja.
El enlace del cliente solo sirve para entregar
Quien tiene el enlace de una sociedad puede subir archivos, pero no puede ver, listar ni descargar nada, ni lo que él mismo subió.
Sin inteligencia artificial
CONSTANCIA no envía sus datos a ningún modelo de IA. Los avisos salen con los textos que el despacho dejó escritos.
Sus datos son suyos
Puede descargar su listado mientras tenga acceso. Si deja el servicio y lo pide, se le entrega su información.
Quién procesa los datos: la aplicación está alojada en Netlify, la base de datos y los archivos en Supabase, los correos salen por Resend y los cobros pasan por PayPal. Cada uno trata los datos solo para su función. No se venden datos ni se usan para publicidad.
Ley 81 de 2019: cualquier persona puede pedir acceso, rectificación, cancelación u oposición sobre sus datos. Lea la política de privacidad y los términos del servicio.
CONSTANCIA no tiene hoy certificaciones de seguridad de terceros.
Precios
Según cuántas sociedades lleva como agente residente.
Se cobra por sociedades bajo agencia, no por usuario: su equipo entero entra con el mismo plan. Precios en dólares.
Hasta 100 sociedades
US$99al mes
De 101 a 400 sociedades
US$249al mes
De 401 a 1,000 sociedades
US$499al mes
Temporada
US$1,500pago único
Cubre hasta el 15 de julio de 2027. Incluye la carga de sus sociedades desde su Excel. Se ofrece a tres despachos.
Más de 1,000 sociedades: precio a cotizar.
Se paga por PayPal. La suscripción mensual se cancela cuando quiera y no se vuelve a cobrar; no se devuelve la parte no usada del mes. La temporada se devuelve completa si en los 14 días siguientes al pago decide que no le sirve, siempre que todavía no se haya hecho la carga de sus sociedades. Detalle en la política de reembolsos.
Quién está detrás
Si escribe, le responde Arturo López.
Arturo López fundó Arvum y construyó CONSTANCIA. Él mismo hace cada demostración y atiende a cada despacho.
CONSTANCIA es un negocio de Arvum, el grupo de negocios de Arturo en Panamá, junto a KREZK, ValuIA, KeepUp y Vendra.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar los despachos.
Hoy lo llevamos en un Excel. ¿Para qué cambiar?
CONSTANCIA carga ese mismo Excel en un paso. Lo que el Excel no hace es pedirle los registros a cada cliente y guardar la fecha de cada vez que se los pidió.
¿Y si el cliente no contesta?
Le llegan hasta cuatro avisos por correo, cada uno más firme. Si el correo rebota, la sociedad pasa a «sin contacto» y le sale arriba en el tablero. Además tiene un botón para escribirle por WhatsApp con un toque.
Mis clientes no van a entrar a ningún sistema.
No tienen que crear cuenta. Cada sociedad tiene su enlace: el cliente lo abre y sube sus registros ahí, sin usuario ni contraseña.
¿Me presenta la declaración del 15 de julio?
No. Esa va con su RUC y la presenta usted por e-Tax 2.0. CONSTANCIA le deja el listado de sus sociedades y dónde están los registros de cada una, listo para descargar.
¿Los avisos salen por WhatsApp automático?
Los avisos automáticos van por correo, que además es la prueba escrita. Por WhatsApp le escribe usted con un toque, y ese envío también queda asentado.
¿Dónde quedan los documentos?
En un almacenamiento privado, en la carpeta de su despacho, y se abren con un enlace que vence al minuto. Cada despacho solo ve lo suyo, y eso lo impone la base de datos. Lo que queda anotado en la bitácora no se puede editar ni borrar.
¿Sirve también para el beneficiario final?
Sí. Lleva los plazos del RUBF en días hábiles de Panamá (15 para registrar y 5 para actualizar, Ley 129 de 2020, arts. 11 y 12), con su propia serie de avisos, y guarda la constancia del Sistema Único en el expediente. El registro en el Sistema Único lo sigue haciendo el agente con su acceso.
¿Sirve para corredores de seguros?
Tiene un módulo para su debida diligencia (Ley 23 de 2015, arts. 27 y 28): expediente por cliente, persona natural o jurídica, con fecha de vencimiento por documento. La periodicidad de revisión la fija el Manual de Prevención del corredor según el riesgo, porque la ley no pone una fecha. Pregúntelo en la demostración.
¿Cómo empiezo?
Pida la demostración de 10 minutos por WhatsApp. Ahí ve el tablero, una sociedad con su bitácora y la constancia impresa, y elige el plan que le toca según cuántas sociedades lleva.
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